Business Intelligence เป็นกระบวนการจัดรวบรวมข้อมูลจากส่วนต่างๆ โดยข้อมูลข่าวสาร BI จะต้องง่ายต่อการเข้าถึงและรองรับมุมมองที่หลากหลาย BI ควรจะรองรับผู้ใช้ที่หลากหลาย ทำให้ผู้ใช้สามารถค้นคว้าข้อมูล ทดลองและหาความสัมพันธ์ นอกจากนี้ BI ควรสามารถรองรับ การทำงานของ data mining ได้ด้วย

ปัญหาที่พบจากการใช้ข้อมูล

1. บริษัทฯหรือองค์กรมีข้อมูล (Data) มากมายแต่ยังไม่ได้นำมาทำประโยชน์ให้เป็นข่าวสาร (Information)
2. ข้อมูลกระจัดกระจายอยู่ในหลายๆระบบในองค์กร ถูกจัดเก็บในหลายมาตรฐาน หลายรูปแบบ (บางข้อมูลถูกปรับเปลี่ยนให้อยู่ในหน่วยหรืออัตราแลกเปลี่ยนที่เฉพาะในแต่ละประเทศ,ข้อมูลช่วงอายุ,เพศ)
- ความท้าทายคือการที่ต้องรวบรวมข้อมูลไว้รวมกันให้มีมาตรฐานเดียวกันและสามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยง่าย

ข้อคำนึงของ Business Intelligence

- เมื่อเราได้รวบรวมข้อมูลต่างๆมาไว้ในที่เดียวกัน เราสามารถจะเปลี่ยนมันเป็นข่าวสารได้
- คนมักจะนำสิ่งที่เขาเห็นได้ง่ายไปใช้
- ข้อมูลข่าวสารจะต้องสนับสนุนการค้นคว้าให้ผู้ใช้ได้รับความสะดวกในการหาคำตอบต่างๆที่มีด้วยตนเอง
- BI ต้องตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของผู้ใช้ได้

อะไรคือ Data Mining?

- Data mining เป็นสาขาหนึ่งของ BI ที่นำเอา algorithms ทางสถิติมาใช้ในการจัดการกับข้อมูล
- Algorithms เหล่านี้ถูกนำมาใช้ในการคาดการณ์หรือพยากรณ์แนวโน้มต่างๆที่อาจจะคาดไม่ถึง
- Data mining มักจะถูกใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลโดยการคาดการณ์และพยากรณ์(พยากรณ์แนวโน้มในอนาคต)
- Data mining มีการใช้ในหลายวงการเช่น ธุรกิจ การศึกษา การกีฬา ฯลฯ

แบ่งผู้ใช้ออกเป็น 5 กลุ่มดังนี้

1. ผู้บริหารระดับสูง (Top Management : CEO) เป็นผู้ดูแลและเน้นในภาพรวมของธุรกิจ
2. ผู้ตัดสินใจทางธุรกิจ (Middle Management : CxO หรือ Manager ในแผนกต่างๆ)
3. ผู้ใช้งานทั่วไป (Information Worker : IW)
4. พนักงานในสายงานต่างๆ (พนักงานไม่มีความรู้ทางด้าน IT มากนัก)
5. นักวิเคราะห์ (Planner)

ความต้องการที่แตกต่างกันในแต่ละกลุ่มผู้ใช้

1. ผู้บริหารระดับสูง เป็นผู้ดูแลและเน้นในภาพรวมของธุรกิจ
2. หัวหน้าหน่วยงาน หรือ ผู้ตัดสินใจ โดยทั่วไปจะโฟกัสในส่วนที่ตนรับผิดชอบ เช่นผู้จัดการฝ่ายการเงิน แผนกบุคคล หน่วยการผลิต และอื่นๆ
3. ผู้ใช้ข้อมูลทั่วไป มักจะเป็นผู้จัดการหรือพนักงานที่ยุ่งเกี่ยวกับข้อมูลการทำงานทั่วไปหรือ Back Office
4. พนักงานในสายงานต่างๆ เป็นพนักงานที่อาจจะใช้ BI โดยที่ไม่ทราบว่าได้ใช้งานอยู่ เช่นพนักงานเก็บเงิน/ภาษี? พนักงานรับสมัครบัตรเครดิต
5. นักวิเคราะห์ เป็นกลุ่มผู้ใช้ที่ทำการวิเคราะห์ข้อมูลแบบเจาะลึก เช่นแผนกงบประมาณและแผน planner

วิธีในการให้ข้อมูลแก่กลุ่มผู้ใช้ต่างๆ

1. ผู้บริหารระดับสูง : Business ScoreCards

- ใช้ Scorecard แสดงภาพขององค์กรโดยรวมให้กับผู้บริหารโดยที่สรุปอยู่ในมุมมองที่เดียว ง่ายต่อการเข้าใจ
- Scorecard จะต้องให้ข้อมูลที่เพียงพอในภาพใหญ่ที่แสดงให้เห็นถึงสภาวะของการทำงานและเป้าหมายขององค์กรหรือหน่วยธุรกิจ
- ข้อมูลข่าวสารที่นำเสนอใน scorecard ควรจะเป็นข้อมูลที่ทันสมัยที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อให้สามารถนำข้อมูลข่าวสารนั้นไปใช้ในกิจกรรมทางธุรกิจหรือการบริหารองค์กรได้อย่างถูกต้องเหมาะสม
- Scorecards มักจะมีข้อมูลต่างๆดังนี้:
?- ดรรชนีชี้วัด หรือ Key Performance Indicators (KPIs)
?- KPI ที่เป็นค่าจริงในปัจจุบันเทียบกับค่าในอดีต สำหรับทำการวิเคราะห์แนวโน้ม
?- KPI ที่เป็นค่าจริงในปัจจุบันเทียบกับค่าที่วางแผนไว้ หรือค่าที่พยากรณ์ไว้
?- ควรจะมีการจัดลำดับของการแสดงข้อมูล ตามแผนกต่างๆ สาขาต่างๆ ผลิตภัณฑ์ต่างๆ เป็นต้น เพื่อให้สะดวกในการดูข้อมูล

2. ผู้บริหารระดับกลาง : Dashboards

- ใช้ Dashboard เพื่อให้หัวหน้าหน่วยงานหรือผู้ตัดสินใจเห็นข้อมูลที่หลากหลายที่เกี่ยวข้องกับส่วนหรือแผนกที่รับผิดชอบ
- ข้อมูลเหล่านี้อาจจะอยู่ในรูปแบบของ scorecard แผนภูมิ ตาราง หรือรูปแบบอื่นๆ
- Dashboard มักจะถูกออกแบบมาให้เหมาะกับผู้ใช้แต่ละคน
- มีข้อมูลที่ละเอียดและเฉพาะเจาะจงกว่า scorecard
- Dashboard มักจะประกอบด้วยข้อมูลที่มีมุมมองที่หลากหลาย
?- ข้อมูลมักจะเป็น KPI และแสดงถึงแนวโน้ม รายละเอียดและการเปรียบเทียบระหว่างค่าปัจจุบันกับค่าในอดีตหรือค่าที่ได้ประมาณการหรือพยากรณ์ไว้
?- Dashboard จะมีแผนภูมิ ตารางรวมไปถึงส่วนประกอบของ? scorecard ด้วย
?- Dashboard? สามารถจะเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆที่ไม่ใช่ BI เช่นตารางการทำงาน นัดหมาย e-mail ข่าวสารต่างๆ

3. ผู้ใช้ข้อมูลทั่วไป : Reports

- รายงานสามารถสร้าง และส่งถึงผู้ใช้งานได้ง่ายและส่งได้ในวงกว้างทำให้ได้รับประโยชน์จากการใช้ BI
?- ผู้ใช้ภายในองค์กร
?- ผู้ใช้ภายนอก
- รายงานโดยส่วนใหญ่จะเป็น static Reports หรือรายงานแบบนิ่ง ไม่เปลียนแปลง การนำไปใช้งานจึงไม่ต้องได้รับการฝึกฝนวิธีใช้
- การใช้รายงานจึงมักจะจำกัดมิให้มีการใช้งานแบบโต้ตอบกับระบบมาก
- รายงานสามารถนำเสนอในหลากหลายรูปแบบ ทำให้ง่ายต่อการแจกจ่าย
- รายงานอาจจะมีข้อมูลในมุมกว้าง เช่น KPI แต่โดยทั่วไปแล้วจะมีข้อมูลที่เป็นรายละเอียดมากกว่า
?- มักจะมีข้อมูลข่าวสารโดยละเอียด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แบบที่เฉพาะเจาะจงสำหรับผู้ใช้ เช่นรายงานสำหรับพนักงานฝึกอบรม พนักงานขาย หรือ ลูกค้า เป็นต้น
?- รายงานอาจจะแสดงรายละเอียดสำหรับ Transaction หนึ่งๆ หรือประวัติของข้อมูลในช่วงระยะเวลานานก็ได้

4. พนักงานในสายงานต่างๆ : Custom Application Integration

- Application ที่ใช้งานโดยพนักงานในสายงาน มักจะประกอบด้วย ระบบ business intelligence โดยที่พนักงานเหล่านั้นไม่รู้ว่าใช้งานอยู่
- Custom applications มักจะประกอบด้วยการทำนายหรือพยากรณ์ผลที่ได้จากแบบจำลองของ data mining
- Custom applications สามารถแสดงประวัติและแนวโน้มของลูกค้าปัจจุบัน supplier เป็นต้น
- Custom applications จะให้วิธีการที่ง่าย สำหรับผู้ใช้ในการหาความสัมพันธ์จากข้อมูลที่มี

5. Planer : Analytic Applications

- Analytic applications ทำให้นักวิเคราะห์หลุดจากการที่ต้องสร้างแบบจำลองที่ซับซ้อนและเขียนการค้นหาข้อมูลที่ยุ่งยาก
- นักวิเคราะห์จะเป็นอิสระที่จะโฟกัสในตัวข้อมูลและค้นหาความสัมพันธ์ที่มีอยู่
- การที่มีการแสดงผลที่ดีทำให้ง่ายต่อการเข้าใจแนวโน้มและความสัมพันธ์
- Analytic application โดยทั่วไปจะไม่มีข้อจำกัด นักวิเคราะห์สามารถได้รับข้อมูลทุกอย่าง
- Analytic application สามารถดูและวิเคราะห์ข้อมูลขององค์กรได้ในหลายวิธี
- Analytic application มีประสิทธิภาพแต่การใช้งานไม่ง่ายเหมือนกับวิธีการอื่น

---------------

การรวบรวมข้อมูล Extration, Transformation, Loading (ETL)

- กระบวนการทำ ETL จะรวบรวมข้อมูลโดยการดึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ปรับเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบและค่าที่เหมาะสมและจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล
- BI จะดูข้อมูลในลักษณะ กลุ่มของ Measure และ KPI โดยดูตาม Dimension

Data Warehose ประกอบด้วย

- Cubes
- Measures
- Key Performance Indicators
- Dimensions
?- Attributes
?- Hierarchies

-----------------

เครื่องมือในการทำ BI ของ Microsoft SQL Server

- SQL Server Integration Services (SSIS) สำหรับทำ ETL
- SQL Server Analysis Services (SSAS) สำหรับสร้าง Cube
- SQL Server Reporting Services (SSRS) สำหรับแสดงผลรายงานรูปแบบต่างๆ

------------------

Scorecards

- ทำให้ธุรกิจสามารถเห็นภาพรวมของประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจ
- อาจจะครอบคลุมธุรกิจโดยรวมหรือบางส่วนในหน่วยธุรกิจ
- เป็นจุดรวมที่จะสามารถเห็นสุขภาพหรือสภาวะของธุรกิจได้
- KPI ใน Score Card มักจะแสดงในรูปแบบสภาวะ เช่นไฟเขียวไฟแดง และ แนวโน้ม
- Scorecard แบ่งเป็น 2 แบบได้แก่
?- Business Scorecards
?- Balance Scorecards

Business Scorecards

- Scorecard ใดๆที่แสดงผลและติดตามสภาวะทางธุรกิจ เช่น ยอดขายของบริษัท เป็นต้น
- องค์กรส่วนใหญ่ มีการเก็บข้อมูลยอดขายและมีการตั้งเป้าสำหรับการขาย
?- ยอดขายสามารถเทียบกับเป้ายอดขายได้
?- ยอดขายสามารถแสดงแนวโน้มโดยใช้ข้อมูลจากยอดขายในอดีตได้
- ในบริษัทต้องการกำหนดคะแนนให้กับหน่วยธุรกิจโดยวัดจาก ยอดขาย ค่าใช้จ่ายและการใช้เงินทุน
?- ด้วย Scorecard เดียวสามารถแสดงผลของทุกหน่วยงานเรียงลำดับตามคะแนน
?- ผู้บริหารสามารถเจาะลึกลงในข้อมูลของหน่วยงานที่ต้องการทราบรายละเอียดได้
- บางบริษัทอาจจะสร้าง Scorecard เพื่อให้ผู้บริหารสามารถเห็นโครงการดำเนินไปในแต่ละเฟส

Balanced Scorecards

- Balanced Scorecards ถูกสร้างขึ้นโดย Drs. Robert Kaplan และ David Norton
- คำว่า ?balanced? นี้ ถูกนำมาใช้เพราะ Kaplan และ Norton คิดว่าองค์กรมุ่งเน้นไปที่ financial metrics มากเกินไป
?- Financial metrics ง่ายต่อการหาข้อมูลและติดตามผล
?- Financial metrics มักจะแสดงสุขภาพโดยรวมของบริษัท
?- Metrics อื่นๆมีความจะเป็นสำหรับสร้างสมดุลย์ขององค์กร
- Balanced Scorecard จะดู metrics ใน 4 มุม รวมเรียกว่า perspectives
?- Financial
?- Business Process
?- Customer
?- Learning and Growth

?ที่มา Microsoft Partner Academy : BI