อย่าหยุดตัวเองไว้กับความทุกข์ คุณมีสิทธิ์ที่จะมีความสุขไม่น้อยไปกว่าคนอื่น
ว. วชิรเมธี
การเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี
User Rating: / 1
PoorBest 

ก่อนที่คุณจะตัดสินใจซื้อ โปรแกรมบัญชี คุณควรที่จะได้ทำการทดสอบคุณสมบัติและความสามารถของโปรแกรมให้ละเอียดเสียก่อน หากคุณไม่พิถีพิถันในการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี ดีแล้วคุณจะต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายภายหลังเป็นอย่างมาก

โปรแกรมบัญชี ที่เลือกมาใช้ต้องคุ้มกับเงินที่ลงทุน
สิ่งที่สำคัญในการเลือกซื้อซอฟท์แวร์ราคาไม่ใช่ประเด็นสำคัญที่สุด ซอฟท์แวร์ถูกอาจไม่คุ้มกับเงินที่ลงทุน ซอฟท์แวร์ราคาแพงอาจคุ้มกับเงินที่ลงทุนก็ได้ ต้องเปรียบเทียบอย่างละเอียดว่าซื้อซอฟท์แวร์ราคาถูกกับราคาแพงอย่างไหนจะคุ้มกว่ากัน ต้องพิจารณาในหลายๆ ประเด็น เข่น คุณภาพของซอฟท์แวร์ การบริการหลังการขาย ความยืดหยุ่น ประหยัดกำลังคน สนองความต้องการข้อมูลของผู้บริหารได้ถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ เป็นต้น ขณะเดียวกันซอฟท์แวร์ที่ราคาแพงก็รับประกันไม่ได้ว่าจะดีมีคุณภาพเสมอไป
โปรแกรมบัญชี ไม่มีคุณภาพค่าใช้จ่ายเพิ่มในระยะยาว
มีบริษัทจำนวนไม่น้อยที่ใช้ซอฟท์แวร์แล้วไม่ได้เป็นการลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรเลย เพราะซอฟท์แวร์ที่ใช้มีความยุ่งยากในการใช้งาน ไม่ยืดหยุ่น สร้างปัญหาให้กับผู้ใช้งานอยู่ตลอดเวลา ผู้บริหารควรสังเกตว่าการลงทุนทงด้านไอทีในระยะเริ่มต้นค่าใช้จ่ายจะสูง แต่นานวันเข้าค่าใช้จ่ายจะลดลงเรื่อยๆ ผิดกับการลงทุนทางด้านบุคคลากร ช่วงเบื้องต้นค่าใช้จ่ายอาจจะไม่สูงแต่นานวันค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัว
จะได้ไม่ต้องซื้อซ้ำ
หลายบริษัทมีประสบการณ์ในการซื้อ โปรแกรม บัญชี เดิมๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก เหตุผลเพียงเพราะว่าไม่ได้พิจารณาอย่างละเอียดก่อนจะซื้อ ทำให้ใช้งานไปแล้วมีปัญหาต้องหาซอฟท์แวร์ใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา เสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก
คนทำงานจะได้ไม่เกิดความเบื่อหน่าย
มีพนักงานบัญชีจำนวนไม่น้อยที่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน เพราะว่าติดปัญหากับซอฟท์แวร์ที่นำมาใช้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ทำให้พนักงานทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพและประสิทธิผล บางครั้งเป็นการทนใช้ไปก่อนรอการเปลี่ยนแปลงภายหลัง นานวันเข้าแก้ปัญหาหนักๆ ไม่ได้ก็ต้องลาออก ทำให้เสียต้นทุนในเรื่องบุคลากรอีก
การเลือกซื้อซอฟท์แวร์ไม่ได้เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีฝ่ายเดียว
จะเห็นว่าซอฟท์แวร์ระบบบัญชีเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน เช่น
ระบบใบเสนอราคา, ใบสั่งจอง, ใบสั่งขาย, เกี่ยวข้องกับฝ่ายขาย
ระบบใบขอซื้อ (PR), ใบสั่งซื้อ (PO) เกี่ยวข้องกับฝ่ายจัดซื้อ
ระบบลูกหนี้ (AR) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายสินเชื่อ
ระบบเจ้าหนี้ (AP) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี
ระบบสินค้าคงคลัง (IC) เกี่ยวข้องกับฝ่ายคลัง, ฝ่ายบัญชี
ระบบบัญชีแยกประเภท (GL) เกี่ยงข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายการเงิน
ระบบเช็ค (CQ) เกี่ยวข้องกับฝ่ายการเงิน
โปรแกรม บัญชี ของคุณต้องพร้อมเสมอเพื่อรองรับอนาคต
โปรแกรมที่คุณซื้อต้องสามารถรองรับความต้องการทั้งในวันนี้และอนาคต การทำธุรกิจทาง E-commerce จะต้องใช้ Database ที่มีคุณภาพ Database ที่ดีจะต้องมาจากซอฟท์แวร์ทีมีคุณภาพเท่านั้น
บริษัทที่จำหน่ายซอฟท์แวร์ Modify โปรแกรมให้เข้ากับงานบัญชี หรืองานอื่นๆของคุณหรือไม่
มีบริษัทเป็นจำนวนมาก ตอนที่เลือกซื้อซอฟท์แวร์มักจะไม่คำนึงถึงหัวข้อนี้ ต่อมาภายหลังมีความต้องการความสามารถของซอฟท์แวร์เพิ่มขึ้น แต่ซอฟท์แวร์เดิมไม่สามารถรองรับงานได้ จำเป็นต้องเลิกใช้ทำให้ระบบงานหยุดชะงัก ต้องเริ่มต้นงานใหม่อยู่ตลอดเวลา ขาดความต่อเนื่องในการทำงาน ในการพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพ ขอแบ่งประเภทของซอฟท์แวร์ระบบบัญชี หรือโปรแกรมบัญชีไว้ดังนี้
โปรแกรมบัญชี ที่พัฒนาขึ้นมาใช้งานเอง
ข้อดี - ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ - มีความยืดหยุ่นสูง
ข้อเสีย - ลงทุนสูง - ใช้เวลาในการพัฒนานาน - โอกาสพัฒนาไม่สำเร็จมีสูง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงทีมงาน
โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป (Accounting Softwere Package)
ข้อดี - สามารถใช้งานได้ทันทีเมื่อทำการติดตั้งสำเร็จ - ราคาถูกกว่าพัฒนาซอฟท์แวร์ใช้เองมาก
ข้อเสีย - ไม่มีความยืดหยุ่น - ไม่รับ Modify ให้กับลูกค้า
โปรแกรมบัญชีที่เป็นกึ่ง Package
เป็นการแก้ปัญหาของซอฟท์แวร์ทั้งสองประเภทที่ได้กล่าวมาแล้ว เมื่อมีซอฟท์แวร์เป็นชุดมาตรฐาน แล้วสามรถนำมา Modify ให้เข้ากับงานของท่านได้โดยเสียค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก
มีการบริการหลังการขายอย่างไรบ้าง
นอกเหนือจากโปรแกรมบัญชีที่มีคุณภาพแล้วสิ่งหนึ่งที่ควรพิจารณาเป็นอย่างยิ่ง คือ การบริการหลังการขาย
การขายโปรแกรมบัญชีที่จริงแล้วเป็นการขายบริการมากกว่า ตัวโปรแกรมบัญชีเหมือนกับนามธรรม รูปธรรมคือตัวซอฟท์แวร์ ต้องสามารถใช้งานได้ ใช้ได้หรือไม่ได้อยู่ที่การบริการเป็นหลัก มีทีมงานไว้คอยบริการลูกค้า
ส่วนความมั่นคงขององค์กรที่จำหน่ายโปรแกรมก็มีความสำคัญไม่น้อย ท่านจะทราบได้อย่างไรว่าซอฟท์แวร์ที่ท่านเลือกใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ บริษัทฯ ที่จำหน่ายให้กับท่านจะอยู่บริการท่านต่อไปหรือไม่ มีบางบริษัทได้ตัดสินใจจ้างโปรแกรมเมอร์อิสระพัฒนาโปรแกรมให้ใช้ พอพัฒนาจบส่งมอบงานเสร็จ ไม่ทราบว่าคนพัฒนาไปอยู่ที่ไหน ตามตัวมาแก้ปัญหาก็ยาก ค่าจ้างก็สูงมากหรือไม่ก็อาจจะไม่รับทำงานให้เลย ทำให้บริษัทต้องเริ่มต้นใหม่อยู่ตลอด เสียเวลา เสียค่าใช้จ่าย เสียโอกาสทางธุรกิจเป็นจำนวนมหาศาล
ที่มา http://cpaccount.net/accounting-article-section/accounting-software-erp/buy-accounting-software
แนะนำซอฟท์แวร์
โปรแกรมบัญชี WINSpeed : myAccount
โปรแกรมเงินเดือน HRMI
โปรแกรมบริหารงานขาย CRM : Email Marketing
โปรแกรมขายหน้าร้าน POS

โปรแกรมบัญชี ที่เลือกมาใช้ต้องคุ้มกับเงินที่ลงทุน
สิ่งที่สำคัญในการเลือกซื้อซอฟท์แวร์ราคาไม่ใช่ประเด็นสำคัญที่สุด ซอฟท์แวร์ถูกอาจไม่คุ้มกับเงินที่ลงทุน ซอฟท์แวร์ราคาแพงอาจคุ้มกับเงินที่ลงทุนก็ได้ ต้องเปรียบเทียบอย่างละเอียดว่าซื้อซอฟท์แวร์ราคาถูกกับราคาแพงอย่างไหนจะคุ้มกว่ากัน ต้องพิจารณาในหลายๆ ประเด็น เข่น คุณภาพของซอฟท์แวร์ การบริการหลังการขาย ความยืดหยุ่น ประหยัดกำลังคน สนองความต้องการข้อมูลของผู้บริหารได้ถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ เป็นต้น ขณะเดียวกันซอฟท์แวร์ที่ราคาแพงก็รับประกันไม่ได้ว่าจะดีมีคุณภาพเสมอไป

โปรแกรมบัญชี ไม่มีคุณภาพค่าใช้จ่ายเพิ่มในระยะยาว
มีบริษัทจำนวนไม่น้อยที่ใช้ซอฟท์แวร์แล้วไม่ได้เป็นการลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรเลย เพราะซอฟท์แวร์ที่ใช้มีความยุ่งยากในการใช้งาน ไม่ยืดหยุ่น สร้างปัญหาให้กับผู้ใช้งานอยู่ตลอดเวลา ผู้บริหารควรสังเกตว่าการลงทุนทงด้านไอทีในระยะเริ่มต้นค่าใช้จ่ายจะสูง แต่นานวันเข้าค่าใช้จ่ายจะลดลงเรื่อยๆ ผิดกับการลงทุนทางด้านบุคคลากร ช่วงเบื้องต้นค่าใช้จ่ายอาจจะไม่สูงแต่นานวันค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัว

จะได้ไม่ต้องซื้อซ้ำ
หลายบริษัทมีประสบการณ์ในการซื้อ โปรแกรม บัญชี เดิมๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก เหตุผลเพียงเพราะว่าไม่ได้พิจารณาอย่างละเอียดก่อนจะซื้อ ทำให้ใช้งานไปแล้วมีปัญหาต้องหาซอฟท์แวร์ใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา เสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก

คนทำงานจะได้ไม่เกิดความเบื่อหน่าย
มีพนักงานบัญชีจำนวนไม่น้อยที่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน เพราะว่าติดปัญหากับซอฟท์แวร์ที่นำมาใช้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ทำให้พนักงานทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพและประสิทธิผล บางครั้งเป็นการทนใช้ไปก่อนรอการเปลี่ยนแปลงภายหลัง นานวันเข้าแก้ปัญหาหนักๆ ไม่ได้ก็ต้องลาออก ทำให้เสียต้นทุนในเรื่องบุคลากรอีก

การเลือกซื้อซอฟท์แวร์ไม่ได้เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีฝ่ายเดียว
จะเห็นว่าซอฟท์แวร์ระบบบัญชีเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน เช่น
  • ระบบใบเสนอราคา, ใบสั่งจอง, ใบสั่งขาย, เกี่ยวข้องกับฝ่ายขาย
  • ระบบใบขอซื้อ (PR), ใบสั่งซื้อ (PO) เกี่ยวข้องกับฝ่ายจัดซื้อ
  • ระบบลูกหนี้ (AR) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายสินเชื่อ
  • ระบบเจ้าหนี้ (AP) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี
  • ระบบสินค้าคงคลัง (IC) เกี่ยวข้องกับฝ่ายคลัง, ฝ่ายบัญชี
  • ระบบบัญชีแยกประเภท (GL) เกี่ยงข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายการเงิน
  • ระบบเช็ค (CQ) เกี่ยวข้องกับฝ่ายการเงิน


โปรแกรม บัญชี ของคุณต้องพร้อมเสมอเพื่อรองรับอนาคต
โปรแกรมที่คุณซื้อต้องสามารถรองรับความต้องการทั้งในวันนี้และอนาคต การทำธุรกิจทาง E-commerce จะต้องใช้ Database ที่มีคุณภาพ Database ที่ดีจะต้องมาจากซอฟท์แวร์ทีมีคุณภาพเท่านั้น

บริษัทที่จำหน่ายซอฟท์แวร์ Modify โปรแกรมให้เข้ากับงานบัญชี หรืองานอื่นๆของคุณหรือไม่
มีบริษัทเป็นจำนวนมาก ตอนที่เลือกซื้อซอฟท์แวร์มักจะไม่คำนึงถึงหัวข้อนี้ ต่อมาภายหลังมีความต้องการความสามารถของซอฟท์แวร์เพิ่มขึ้น แต่ซอฟท์แวร์เดิมไม่สามารถรองรับงานได้ จำเป็นต้องเลิกใช้ทำให้ระบบงานหยุดชะงัก ต้องเริ่มต้นงานใหม่อยู่ตลอดเวลา ขาดความต่อเนื่องในการทำงาน ในการพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพ ขอแบ่งประเภทของซอฟท์แวร์ระบบบัญชี หรือโปรแกรมบัญชีไว้ดังนี้


โปรแกรมบัญชี ที่พัฒนาขึ้นมาใช้งานเอง
  ข้อดี - ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ - มีความยืดหยุ่นสูง
  ข้อเสีย - ลงทุนสูง - ใช้เวลาในการพัฒนานาน - โอกาสพัฒนาไม่สำเร็จมีสูง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงทีมงาน

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป (Accounting Softwere Package)
  ข้อดี - สามารถใช้งานได้ทันทีเมื่อทำการติดตั้งสำเร็จ - ราคาถูกกว่าพัฒนาซอฟท์แวร์ใช้เองมาก
  ข้อเสีย - ไม่มีความยืดหยุ่น - ไม่รับ Modify ให้กับลูกค้า


โปรแกรมบัญชีที่เป็นกึ่ง Package
  เป็นการแก้ปัญหาของซอฟท์แวร์ทั้งสองประเภทที่ได้กล่าวมาแล้ว เมื่อมีซอฟท์แวร์เป็นชุดมาตรฐาน แล้วสามรถนำมา Modify ให้เข้ากับงานของท่านได้โดยเสียค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก

มีการบริการหลังการขายอย่างไรบ้าง
นอกเหนือจากโปรแกรมบัญชีที่มีคุณภาพแล้วสิ่งหนึ่งที่ควรพิจารณาเป็นอย่างยิ่ง คือ การบริการหลังการขายการขายโปรแกรมบัญชีที่จริงแล้วเป็นการขายบริการมากกว่า ตัวโปรแกรมบัญชีเหมือนกับนามธรรม รูปธรรมคือตัวซอฟท์แวร์ ต้องสามารถใช้งานได้ ใช้ได้หรือไม่ได้อยู่ที่การบริการเป็นหลัก มีทีมงานไว้คอยบริการลูกค้า

ส่วนความมั่นคงขององค์กรที่จำหน่ายโปรแกรมก็มีความสำคัญไม่น้อย ท่านจะทราบได้อย่างไรว่าซอฟท์แวร์ที่ท่านเลือกใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ บริษัทฯ ที่จำหน่ายให้กับท่านจะอยู่บริการท่านต่อไปหรือไม่ มีบางบริษัทได้ตัดสินใจจ้างโปรแกรมเมอร์อิสระพัฒนาโปรแกรมให้ใช้ พอพัฒนาจบส่งมอบงานเสร็จ ไม่ทราบว่าคนพัฒนาไปอยู่ที่ไหน ตามตัวมาแก้ปัญหาก็ยาก ค่าจ้างก็สูงมากหรือไม่ก็อาจจะไม่รับทำงานให้เลย ทำให้บริษัทต้องเริ่มต้นใหม่อยู่ตลอด เสียเวลา เสียค่าใช้จ่าย เสียโอกาสทางธุรกิจเป็นจำนวนมหาศาล

ที่มา http://cpaccount.net/accounting-article-section/accounting-software-erp/buy-accounting-software

 
แนะนำซอฟท์แวร์

 
 

Advertisement